Calculer votre vrai coût d'impression en 4 étapes

Loyer, copies, consommables, maintenance, SAV : méthode simple pour calculer le coût réel de votre parc copieurs. Le calcul en 4 étapes avec exemples chiffrés.

Pourquoi calculer son coût d'impression ?

Le coût d'impression est l'un des postes IT les plus opaques. La plupart des PME ne connaissent que le loyer mensuel de leur copieur — et ignorent le coût réel par page, qui intègre les copies, les consommables, la maintenance et les frais cachés. Résultat : impossible d'optimiser ce qu'on ne mesure pas. Voici une méthode simple en 4 étapes pour calculer votre vrai coût d'impression.

Étape 1 : Relever le loyer et les frais fixes

Commencez par lister tous les coûts fixes mensuels de votre contrat d'impression. Ne vous limitez pas au loyer principal :

• Loyer du matériel (ou FAS chez certains intégrateurs) — la mensualité principale
• Frais de tenue de compte (FTC) — souvent 5 à 15 € par facture
• Frais de relève de compteurs — parfois facturés en sus
• Frais de remplacement temporaire — si un copieur de secours est facturé
• Connectique et abonnements — 3 à 10 € par machine/mois

Exemple pour un copieur A3 unique :

• Loyer : 280 €/mois
• FTC : 10 €/mois
• Connectique : 5 €/mois
• Total fixes : 295 €/mois

Ce total représente le coût fixe, indépendamment du volume imprimé.

Étape 2 : Calculer le coût des copies (variable)

Le coût des copies dépend de votre volume et du tarif à la page. Deux cas de figure :

Cas A : Forfait de copies (engagement)

Vous êtes engagé sur un forfait mensuel (ex. 10 000 pages NB et 2 000 couleur). Le forfait est payé intégralement, même si vous consommez moins. Au-delà du forfait, chaque page est facturée au tarif hors forfait (30 à 50 % plus cher).

Coût des copies = (coût forfait) + (dépassements × tarif hors forfait)

Cas B : Facturation au réel (sans forfait)

Vous payez chaque page à son tarif unitaire, sans minimum. C'est plus simple et souvent plus économique si votre volume varie.

Coût des copies = (pages NB × tarif NB) + (pages couleur × tarif couleur)

Calcul pratique

Relevez votre volume mensuel réel depuis les compteurs du copieur (ou les factures) :

• Pages NB : 8 000/mois
• Pages couleur : 1 500/mois

Tarifs (du contrat) :

• NB : 0,005 €/page
• Couleur : 0,050 €/page

Coût copies = (8 000 × 0,005) + (1 500 × 0,050) = 40 + 75 = 115 €/mois

Étape 3 : Intégrer les consommables et la maintenance

Si la maintenance et les consommables ne sont pas inclus dans le forfait (loyer + copies), ajoutez-les :

• Toner NB : ~80 € la cartouche, 10 000 pages → 0,008 €/page
• Toner couleur : ~120 € la cartouche, 6 000 pages → 0,020 €/page
• Tambour et pièces d'usure : ~50 €/mois en moyenne
• Maintenance corrective (hors forfait) : interventions facturées 80–150 €

Dans la plupart des contrats professionnels, la maintenance et les consommables sont inclus dans le coût à la page. Vérifiez votre contrat : si c'est le cas, passez à l'étape 4. Sinon, ajoutez ces coûts.

Étape 4 : Calculer le coût total et le coût par page

Additionnez tous les postes pour obtenir le coût mensuel total, puis divisez par le volume pour obtenir le coût par page.

Exemple complet : | Poste | Coût mensuel | |---|---| | Fixes (loyer, FTC, connectique) | 295 € | | Copies NB (8 000 × 0,005) | 40 € | | Copies couleur (1 500 × 0,050) | 75 € | | Total mensuel | 410 € |

Volume total : 8 000 + 1 500 = 9 500 pages/mois

Coût par page = 410 ÷ 9 500 = 0,043 €/page (toutes confondues)

Coût par page séparé

Pour comparer au marché, séparez NB et couleur :

• Coût NB : (295 + 40) ÷ 8 000 = 0,042 €/page → élevé, le fixe pèse
• Coût couleur : (295 proportionnel + 75) ÷ 1 500 ≈ 0,20 €/page → très élevé

En réalité, le fixe se répartit sur toutes les pages. Pour un calcul précis, allouez le fixe au prorata du volume : 295 × (8 000/9 500) = 248 € pour le NB, 295 × (1 500/9 500) = 47 € pour la couleur.

• Coût NB réel : (248 + 40) ÷ 8 000 = 0,036 €/page
• Coût couleur réel : (47 + 75) ÷ 1 500 = 0,081 €/page

Comparer au marché

Maintenant que vous avez votre coût par page, comparez-le aux standards du marché :

| Poste | Votre coût | Marché concurrentiel | |---|---|---| | Coût page NB | 0,036 € | 0,005–0,007 € | | Coût page couleur | 0,081 € | 0,045–0,055 € | | Loyer mensuel | 280 € | 180–250 € |

Dans cet exemple, le coût NB est 5 fois supérieur au marché — le loyer fixe est surdimensionné par rapport au volume. Deux leviers : réduire le loyer (changer de prestataire) ou augmenter le volume (mutualiser les impressions).

Les frais cachés à ajouter

N'oubliez pas les coûts souvent omis :

• Pages fantômes (forfait non consommé) : jusqu'à 30 % du forfait
• Dépassements au tarif hors forfait : 30–50 % plus cher
• Révision annuelle du loyer : +6 à 7 %/an → +35 % sur 5 ans
• Frais de résiliation en fin de contrat

Pour détecter ces frais cachés, consultez notre analyse des clauses abusives et notre guide du leasing copieur.

Conclusion

Calculer son coût d'impression prend 30 minutes et révèle souvent des écarts de 20 à 40 % avec le marché. La méthode : relevez les fixes, divisez par le volume, comparez aux standards (0,005 €/page NB, 0,050 €/page couleur). Si votre coût dépasse ces repères, renégociez ou changez de prestataire. Pour approfondir, lisez notre guide pour réduire votre budget IT de 30 % et notre comparatif Kyocera vs Ricoh pour choisir le bon matériel. Un audit Qwanto automatise ce calcul à partir de vos factures et chiffre l'écart avec le marché en quelques minutes.