Résilier son contrat Xerox France : guide pratique

Préavis, courrier RAR, délais, frais de sortie : le guide complet pour résilier proprement un contrat Xerox France et éviter les pièges. Modèle de lettre inclus.

Résilier un contrat Xerox : le guide complet

Résilier un contrat de photocopieur Xerox France peut sembler complexe, mais en respectant la procédure et les délais, vous pouvez le faire proprement et éviter les frais abusifs. Ce guide vous accompagne étape par étape : préavis, courrier, motifs légaux et frais de sortie.

1. Vérifier les conditions de résiliation

Avant d'entamer la résiliation, relisez votre contrat Xerox pour identifier les conditions :

• Date d'échéance : la date anniversaire du contrat, référence pour le préavis
• Durée du préavis : généralement 3 à 6 mois avant l'échéance
• Mode de dénonciation : courrier recommandé avec accusé de réception (RAR) obligatoire
• Clause de reconduction : tacite par périodes de 12 à 24 mois si non dénoncé
• Pénalités de résiliation anticipée : 100 % des loyers restants + clause pénale

Ces informations sont dans vos CGV (Conditions Générales de Vente) et le contrat signé. Si vous ne les avez pas, demandez-les à Xerox par écrit.

2. Deux cas de résiliation

Cas A : Résiliation à l'échéance (à date d'anniversaire)

C'est le cas le plus simple et le moins coûteux. Vous résiliez à la date d'échéance du contrat, sans pénalité, en respectant le préavis. C'est la résiliation « normale » prévue par le contrat.

Conditions :

• envoi du courrier RAR dans le délai de préavis (3–6 mois avant l'échéance)
• pas de pénalité de résiliation anticipée
• restitution du matériel dans le délai convenu
• paiement des loyers et copies jusqu'à l'échéance

Cas B : Résiliation anticipée (avant l'échéance)

La résiliation anticipée est plus coûteuse. Xerox applique généralement :

• 100 % des loyers restants jusqu'à l'échéance normale
• Une clause pénale de 10 % en sus
• Les frais de reprise du matériel (150–300 € par machine)
• La restitution en bon état du matériel, sous peine de facturation complémentaire

Pour un contrat à 300 €/mois avec 24 mois restants, la facture de sortie dépasse 8 000 €. Calculez l'opportunité avant d'agir : si l'économie avec un nouveau prestataire dépasse le coût de sortie, la résiliation anticipée peut être rentable.

Pour évaluer les clauses de votre contrat, consultez notre analyse des clauses abusives.

3. Les motifs légaux de résiliation anticipée

Certaines situations permettent une résiliation anticipée sans pénalité (ou avec pénalité réduite) :

Le motif légitime

Un motif légitime permet de résilier sans pénalité. Les motifs reconnus :

• Force majeure : incendie, inondation, destruction du matériel non imputable
• Défaut de service : pannes répétées non résolues, non-respect des SLA de maintenance
• Manquement du prestataire : facturation abusive, non-livraison, service dégradé
• Cessation d'activité : fermeture définitive de l'entreprise (sur justificatif)
• Déménagement : dans certains cas, si le nouveau site n'est pas couvert par le réseau Xerox

La procédure pour motif légitime

1. Documentez le motif : courriers de réclamation, PV de panne, constats, justificatifs
2. Mettez Xerox en demeure : courrier RAR de mise en demeure de respecter les obligations
3. Attendez un délai raisonnable : 30 jours pour réparer le problème
4. Résiliez pour motif légitime : courrier RAR invoquant le motif, avec preuves
5. Saisissez la justice si Xerox conteste : médiation de la consommation puis tribunal de commerce

Le motif commercial (négociation)

Sans motif légitime, vous pouvez négocier une sortie commerciale avec Xerox :

• Proposez un échéancier de paiement des loyers restants
• Demandez une réduction de la clause pénale
• Évoquez un retour de matériel anticipé contre abandon d'une partie des frais
• Menacez du passage à la concurrence (Xerox accepte parfois de réduire pour conserver un client)

4. Le courrier de résiliation (modèle)

Voici un modèle de lettre de résiliation à l'échéance, à envoyer en RAR :

[Votre entreprise] [Adresse] [Date]

Xerox France Service Clients [Adresse Xerox]

Objet : Résiliation du contrat n° [numéro] à l'échéance

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous notifie ma décision de résilier le contrat de location-maintenance n° [numéro], souscrit le [date], arrivant à échéance le [date], conformément à l'article [article] des Conditions Générales.

Cette résiliation prendra effet à la date d'échéance, soit le [date], sauf reconduction tacite.

Je vous prie de bien vouloir :

• procéder à l'arrêt des prélèvements à cette date ;
• me communiquer les modalités de reprise du matériel ;
• tenir à ma disposition le relevé de compteur final et la facture de clôture.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature] [Nom, fonction]

Recommandations :

• Envoyez en courrier recommandé avec accusé de réception (RAR), pas par email
• Conservez une copie du courrier et l'accusé de réception
• Envoyez le courrier à l'adresse contractuelle indiquée dans vos CGV (pas au service commercial)
• Tenez compte du délai d'acheminement : envoyez 15 jours avant la fin du préavis

5. La restitution du matériel

Après la résiliation, vous devez restituer le matériel Xerox :

• Date de restitution : dans le délai convenu (généralement 30 jours après l'échéance)
• État du matériel : en bon état de fonctionnement, nettoyé, avec tous les accessoires (câbles, baies, manuels)
• Relevé de compteurs : faites un relevé final et conservez une preuve (photo, PV)
• Bon de reprise : faites signer un bon de reprise par le transporteur Xerox, attestant de l'état et de la date
• Frais de reprise : vérifiez si des frais sont facturés (150–300 €/machine) et contestez-les si non prévus au contrat

Si le matériel est endommagé, Xerox peut facturer des frais de remise en état. Documentez l'état avant restitution (photos) pour éviter les litiges.

6. Après la résiliation : vérifier la facture de clôture

Après la restitution, Xerox émet une facture de clôture. Vérifiez-la attentivement :

• Loyers : jusqu'à l'échéance uniquement, pas au-delà
• Copies : au réel jusqu'au relevé final de compteur
• Frais de reprise : conformes au contrat
• Clause pénale : uniquement si résiliation anticipée et justifiée
• Aucun frais abusif : FTC, frais non prévus, reconduction facturée

Si la facture est erronée, contestez-la par écrit dans les 30 jours, en RAR, avec preuves. En cas de litige, saisissez le médiateur de la consommation puis le tribunal de commerce.

7. Anticiper pour éviter les pièges

Pour éviter une résiliation compliquée :

• Notez votre date d'échéance dès la signature et programmez un rappel 6 mois avant
• Relisez vos CGV pour connaître le préavis exact (voir notre analyse des clauses)
• Documentez les pannes et réclamations tout au long du contrat (utiles en cas de motif légitime)
• Comparez les offres avant de résilier : un nouveau contrat négocié peut financer la sortie (consultez notre guide du leasing copieur)

Conclusion

Résilier un contrat Xerox France est une procédure encadrée : respectez le préavis, envoyez un courrier RAR à l'adresse contractuelle, restituez le matériel en bon état et vérifiez la facture de clôture. La résiliation à l'échéance est simple et sans frais ; la résiliation anticipée coûte cher sauf motif légitime (défaut de service, force majeure) ou négociation commerciale. Anticipez en notant votre échéance et en documentant les éventuels dysfonctionnements. Pour vérifier si votre contrat Xerox contient des clauses abusives et chiffrer l'opportunité d'un changement, un audit Qwanto gratuit analyse votre contrat et vos factures en quelques minutes.